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公文办理中常见的问题

信息来源: 暂无 发布日期: 2007-06-25 浏览次数:

一、非领导同志交代直报的文件,违规直接报送领导个人。国务院2000年发布的《国家行政机关公文处理办法》规定,单位的公文不能直接报送上级领导个人。现在,仍有一些部门不按国务院的规定办理。国务院的上述规定,意图十分明确,一是要把公文处理纳入规范化;二是用工作程序管人决策,要让公文办理运作程序过程来体现决策的科学化和民主化,减少一人决策造成的工作失误。

二、越级行文和变相越级行文。市在县级送省的请示文件中签“情况属实,同意上报”之类,属变相越级行文。越级行文违反了行政体管理程序。现在,多数越级行文是县、镇级政府向省政府要经费的请示。我们省现在实行的是分级包干财政体制,一般不对县、镇级财政负责,省对特困县的扶持,是通过转移支付的办法进行。越级行文,原则上要退回来文单位。但属特殊情况的,要受理。如一些上一级部门长期解决不了的问题,必须要再上一级部门过问才能解决的,可以受理。

三、一文多事,一个请示文件,需上级批复几件事情。一文一请示(即请示解决一件事),也是国家办文办法所规定的,理应执行。一文多事,不利于上级部门对文件的处理。理由是,一个请示文有几件事,其中有的上级部门可以立即给予解决的,有的不能给予解决或不能马上给予解决,而来文单位把上级能解决和不能解决的事情拉在一起,上级部门就很难对文件作出批复。这种结果,来文单位恐怕是不曾想到的。所以,不管从那个方面考虑,都应按一文一请示来做。

四、报告、请示、函文种混用。该用“请示”文种使用“报告”,或“请示”后并上“报告”,该用“函”的用“请示”。

五、“报告”文件中夹带请示事项,或附上带有请示性的“建议意见”。

六、请示事项内容涉及两个以上部门,而主办单位未经协调或协调意见不齐备就上报。凡涉及到其他部门或下级单位的,一律先由主办部门负责主动与有关部门或下级单位协商后,附上协办单位书面意见上报。协办部门或下级要积极配合;拒不参加协调的,可视其意见为同意。经协调后仍有分岐意见的,主办单位在报文中要如实、具体地列出各方面理据,提出建设性意见,上报审定。不能把未经认真研究和充分协商的事项上报。

七、属部门职能、职责范围内部处理的事项,行文请示上级部门批复。这里,有两种情况,一是在开放改革的大形势下,新事物、新问题很多,人们的认识跟不上形势,对一些问题如何处理一时把握不准,要请求上级部门指示;另方面,有些事情确实属于部门职能职责范围处理的事项,但部门负责人怕负责任,或怕与有关部门协调,或昏昏然弄不清本部门的职能、职责,把本来不该向上级部门请示的事情上报了。这种报送公文的混乱现象,反映出一些部门存在无效率行政行为。上级部门对这种文件不能收理,并要予以指正。

八、报送请示文件,附件材料不齐备。附件材料,是请示文件中一个不能缺少的部分,是请示文整体中的一部分。什么是附件材料?如这个请示文提及到的国家和省的一些政策性文件,如涉及的一些相关文字材料或图片等,上报之前都得找齐,并在请示文后边编号写上附件名称。但这举手之劳之事,一些单位的经办人却不愿意做,认为上级部门有大量文件资料,让他们去找就是。这里,要请大家明白,你写请示,你就得为自已的请示事项求得解决提供最有力的佐证材料,同时也有责任为上级部门审批处理你的请示文件提供方便。只有上下互相配合,才能加快办文效率。附件材料的佐征作用,过去不是很多人了解,所以不被重视。今后,请示文件上报前,单位领导审发时要将附件材料是否齐备作为审核的一重要内容。

九、请示文件格式不规范。

十、请示文件和代拟稿语言不通顺、条理不清楚、主题表达不明确。

十一、承办上级来文不及时,超过办理时限不报告、不说明。

十二、部门内部处室对外行文。

 

附一:

对存在下列问题的文件,作出退文的处理:

1、一文多事;

2、报告中夹带请示;

3、文种使用错误;

4、内容涉及两个以上部门而未经主办单位协调或协调意见不齐备;

5、未加盖主办部门印章;

 

附二:

报送公文应注意的有关事项:

1、首先要检查文件格式是否规范;

2、文种使用有无错误;

3、请示文件中提及的国家、省及有关部门的依据性的政策文件,要写出文件全称及文件字号,并作为附件附在请示文件后一齐报送;

4、上报请示件前,内容如涉及两个以上部门,主办单位要主动做好协调工作;

5、报送请示文件的印章后边一般要写上联系人姓名和联系电话。