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公 文 写 作

信息来源: 暂无 发布日期: 2007-06-25 浏览次数:

 
   
请示文的写作
    
请示,是公文中最常使用的一个文种。它是上行文,是下级机关向上级机关反映并请求帮助解决疑难问题的重要公文。
一、概念:请示是适用于向上级机关请求指示、批准时使用的一种公文文种。
     二、适用范围:什么事情可以向上级请示呢?大致有以下范围:1、本地区、本部门即将发生或已经发生难以处理的重大事件或重大问题;2、因情况特殊执行上级统一规定有困难的问题;3、工作中的新情况、新问题,上级部门政策尚无明确规定又急需解决的问题;4、对上级政策规定界限理解不清、把握不准的问题;5、在工作中突然遇到不可预见的困难,需上级帮助解决的;6、本部门职权范围内无法处理的问题。
三、特点:
1、行文方向的定向性。请示只能发往固定的、明确的上级机关,请其予以批复。
2、行文内容的求请性。请示是向上级机关请求指示和批准的公文,具有请求的性质。(报告,不具有这一性质。报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问或要求的公文,具有陈述的性质)
3、行文目的的求复性。请示的目的是请求上级批准、解决具体问题、要求作出明确答复的。(报告的目的,是要让上级领导知道和掌握工作情况的,不要求批复。一个求复,一个求知)。
4、行文时机的超前性。请示一般在事前行文,下级机关只有在得到上级机关明确批复后才能处理有关问题(报告则在事后行文)。
5、请求事项的单一性。请示的事项只能是一件事或一个问题,不能一文数事,以避免因上级机关批复时造成困难而贻误工作(报告可以一文一事,也可以一文数事)。
四、类型:从内容、目的角度区分,请示通常有如下几种类型:
1、求示性请示。下级机关请求上级机关就某个专项事情作出指示的请示。如本单位在工作中出现了新情况,遇到疑难问题,无章可循,且关系重大,须领导机关给予指示;或因情况特殊,难于执行上级机关有关规定,说明情况,提出建议意见,要待上级机关批示后再行实施的(即“适用范围”中提及的前面4项)。
2、求准性请示。下级机关请求上级机关审核批准某个事项或开展某项工作的请示。这类请示,多用于本级机关无权决定,必须请求上级机关批准的事项。如机构设置、审定编制、人事任免、重大建设项目安排立项、请求上级拨款等。
3、求批性请示。请求上级部门批转本部门工作意见的请示。职能业各部门对工作作出安排,提出具体办法。但因工作意见涉及其他部门,不能直接要求其他部门执行,便请求上级机关审批转发,形成上级机关的决策,要求各有关部门执行办理。
五、写作
请示文的格式要求:一般由密级密期、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等部分组成。
请示文的主体结构:请示文由标题、主送机关、正文、落款署时4个部分组成。
1、标题。请示文的标题一般由发文机关、事由、文种三者构成。为简练起见,一般去掉发文机关,由事由和文种两者组成。标题是请示文的眼睛,首先要做到内容表述准确;其次,是表达请求意见要鲜明。
2、主送机关。请示文的主送机关,一般情况下只有一个,特例并报的可以有但不可多,如报并报“省委、省政府”,所请示的事情必须是涉及两部门的事项。如事权界定明确,主送机关只能是一个。并报“省政府并xxx省长”的写法,不符合规范要求。
3、正文。正文是请示文的核心部分,可分三个部分。
一是事由。写明请示文的起因,即陈述请求指示和批准事项的理由或依据。为什么对某事项提出请示?其一要如实、简练表述清楚实际情况或实际困难,这里强调“如实”,是因为有不少下级请示上级解决的事情,没有如实反映问题,为求上级解决问题,往往夸大其词;这里提出“简练”,是因为文件作者在主体部分还要对事项作具体陈述。其二要讲出令人信服的理由,理由可以是上级的政策规定,也可以是本部门的实情况需要,如两者兼有更具说服力。事由内容不是请示文的主体,其篇幅不宜太长,以讲清楚说明白为原则,长则掩盖主体。
二是请示事项。请示事项是请示文的主体。要具体陈述清楚请示的问题或事情。其一要说清问题或事情的基本情况。介绍基本情况时,不要面面俱到,要有轻重之分,要将上级领导最为关注的情节或细节讲清说透。其二要说清楚遇到什么问题或困难,最好能选取一些有说服力的数据,加以佐证。其三要表明本部门对上级部门的具体要求意见及处理办法,提要求要恰如其分,提意见要切实可行,把握好分寸。
     三是结尾。结尾语言表述,一般用“妥否,请批示”、“以上意见当否,请批复”、“上述意见如无不当(妥),请批转各地执行”(要求形成上级部门政策性文件才用)等。结尾语言虽很简短,但它是请示文件整体中的一个部分,不可缺少。它一方面具有呼应请示文开头的作用,使人对请示文有一气呵成的感觉;又通过“请批示”、“请批复”、“请批转”等请求性的意思表述,表明下级部门对请示事项祈求上级领导解决的迫切感和诚恳之情;“妥否”“以上意见当否”、“上述意见如无不当”这些词句,它不仅有承上关联衡接作用,增强请示文结构的紧凑感,还表示出下级部门对上级部门谦虚谨慎的态度。
六、请示文的写作方法
这里所说的写作方法,是从如何写出一篇质量较高的请示件,是从如何使上级部门尽快解决本部门请示事项的角度来说的,它不是文学创作方面的技巧。
1、先扬后抑法。下级部门向上级部门写请示,容易犯一个大错误,就是为求上级解决问题或困难,造成思惟偏向,往往把存在问题说得很多,强调得很严重,把世界描成一片黑暗。在他们想来,只要把存在问题说大了说严重了,上级领导就会加快给我解决困难和问题。其实这种做法往往适得其反。如果各个部门都这样写请示,我们今天社会的进步从何而来?因此,上述思维方式不符合客观事物发展的实际情况。上级部门收到这种请示件,第一印象和感觉就会认为来文单位反映情况不实在,需要弄清真相。正确的做法,应该是在陈述问题或困难之前,先将取得成绩的一面先介绍一遍,然后才写存在的困难和问题。这种表述方法,就叫做“先扬后抑法”。运用“先扬后抑法”,不要犯教育条主义,不要说什么事情,都先讲成绩后讲问题,形成一种程式;其次,表述方式是由作者的立意和思惟方式所决定,因此,请示文件表述是否得当,首先要提高的是作者观察问题思考问题的能力。
    2、对比衬托法。下级部门向上级部门请示解决某个问题或事项,为给上级领导增加决策的信心,往往选取一个或几个外省、外市、外县(区)同类事情的做法及相关数据,作为自已观点的佐证理据,有意制造一个互相比较映衬的平台。另外,请示上级部门给予立项的事情,是工作中遇到的新问题,上级部门有关政策规定找不到依据,但外省、外市、外县已经在做,为给上级领导审批增加决心,将人家的做法加以引述,进行比对论证。上述做法,本人称之为“对比映衬法”,运用得当,会给请示文增加很大的说服力。
3、引导决策法。下级部门向上级部门请示解决某项困难,下级部门一定要表现出自已解决困难的积极性。以自已的积极性感动上级领导,引导上级领导决策。比如需要上级部门解决建设项目或者救灾经费,你必须要表明本部部门在努力筹措有关经费,并说明经努力已经筹到多少经费,要求上级部门解决的只是其中部分经费。这样上级领导在审批时会充分注意到下级部门的积极性而作出积极的反应。这就是引导法。但请示文所说的自筹经费数额,必须是真实的,实事求是的,如果为得到上级拨款,编造假象,那是诱导诱骗上级领导行为,这是不能允许的做法。还有,本部门、本单位与别的部门、单位竞争某个建设项目立项,也可以通过引导法,充分反映本地、本部门所具有别人所没有的优势,争取上级领导支持。所谓引导决策法,说到底,就是想尽一切办法让上级领导解决本部门请示要解决的问题增加信心和决心。
4、层层把关法。好文章是改出来的。文学作品如此,一个好的请示文件也是如此。反复修改拟发文件,这本来是办文机关一件很正常的工作,不能算写作技巧的事。因为目前还有很多部门、单位不重视请示文件质量的把关工作,所以要加以强调。请示文质量高低,起草人是第一关口。起草人要对请示事项作充分的研究、分析,定好调子,找齐材料才好动笔。形成初稿后,如果不是急件,不要急于出手,要从内容到结构、文字等进行反复斟酌,找出存在问题,经多次修改后才送审核。处室(或科室)审核文稿的领导是文件质量的第二重把关人,对文稿质量负有重要责任。核稿人对文稿要认真地进行全面的审核,不能抱有过得去就算的想法,签个“同意”就算了事。核稿人要从几个方面进行核稿:一是看内容有无政策性错误;二是看观点与材料是否统一;三是看内容结构是否合理;四是看语言表述有无逻辑、语法性错误及表述是否准确;五是看文种使用有无错误;六是看主送、抄送机关、主题词等有无错误。文稿起草人要虚心接受核稿领导提出的意见,正确的加以接纳,有不同意见的提出进行商量。一个人无论其水平有多高,其写的东西都可能有局限性,其语言表述也不能保证百分之百的准确,都有可修改的地方,我们平时常说“当局者谜”,就是这个意思。起稿人要去掉“文章是自已的好,老婆是别人的好”的陈旧观念,才能改出好的文件。一个部门、单位的办公室,是文件质量把关的第三重关口。部门各业务处室(科)制发的请示件,在呈给部门负责人之前,办公室的负责人要审核把关,部门文件发出之前,要复核把关。可见,办公室负责人角色非常重要,其责任非常重大。但现在有些部门选配办公室负责人较为注重其公关能力,这是一个偏向。办公室主任应该由文字处理能力、协调能力、公关能力等综合能力较强的人担任。部门文件,要保证质量,必须大家通力合作,必须层层负起责任,层层把好关。
七、写作请示文应注意事项
1、坚持一文一事。一份请示文,只向上级机关提出一件请示事项或一个请示问题。一文数事,则必然贻误工作。一文数事,其中有上级部门可以批复的,有不能批复的,有在目前不能立即批复过一段时间则可能可以批复的,有一个部门职权范围内可批复的,有涉及几个部门事权经协调后才能批复的,这样复杂情况,造成上级部门难以处理。
    2、不要多头主送。一般只写一个主送机关,如需同时送其他机关,应用抄送形式。有的单位同时向上级几个部门报送一个请示,以为会引起更多部门重视,问题容易解决,谁知上级机关互相之间都以为“你”会答复,结果谁都不予批复,反而误了大事。
    3、不能越级请示。我们国家实行的行政管理体制是层层负责,一级管理一级的体制,各级机关都有一定的权限,上下级机关之间也有一定的分工和职责范围,因此,请示工作时一般要逐级向上请示。如有特殊需要需越级请示,需抄送被越过的上级机关。
    4、请示原则上不同时抄送下级机关。请示中的意见在未被批准之前并不生效,所请示的事项也常有不被批准的,如请示抄送下级机关,易造成混乱。但情况特殊的,需下级部门配合工作的,可以另送(不是抄送)。
    5、除领导直接交办的或特别紧急的事项外,请示不得直送领导个人。
    6、本部门职权范围内能解决的事项不要向上级机关请示。下级部门不应将矛盾上交,应该负起本部门的责任。
 
 
                                                  
         
 
报告,是公文中较为常用的一个文种。
    一、概念
    报告,是适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问时使用的一种公文文种。
    适用范围:三个方面,一是向上级机关汇报工作,二是向上级机关反映情况,三是答复上级机关的询问(“询问”的内容范围无指定性)。这里,要特别提出,过去,使用报告这一公文文种,还可以提出意见或建议。新的公文处理办法出来后,在适用范围中,已删去了“提出意见或建议”的内容,因此,今后写报告,不能夹带请示和请示性的建议及意见。报告“夹带请示”的做法,现在还类见不鲜,请大家不要有意违规。
     二、特点
     1、行文的单向性。报告是上行文,即下级机关向上一级机关报送的文。一般不需要接受机关批复和反馈,属一种单向性行文。
2、行文时限的滞后性。报告所反映的内容,涉及的工作,是在进行中(指一个阶段已完成)或已经完成的工作(事项),文于事具有相对的滞后性。
3、行文内容的广泛性。报告的内容一般不受限制,可以是一文一事,也可以是一文数事,反映多方面的情况。
4、写法的灵活性。文章篇幅长短不限,结构安排不拘一格,文字表达以陈述性语言为主可兼有议论性表述。
三、种类
报告种类较多,可以从用途、性质、内容等方面划分。按其行文目的、作用区分,可分为工作报告、一般情况报告、答复上级机关询问报告。按内容和表达的形式区分,可分为专题报报告和综合报告。
工作报告:就某一项工作或某项工作的某一阶段进展的情况向上级机关所作的报告。它着重于对前一阶段的工作情况进行总结,介绍做法、经验及存在问题。并有针对性地提出下一步工作的意见。
一般情况报告:是向上级机关反映情况的报告。下级部门及时地本地区、本单位发生的重大事项或重大问题及在一定范围内带有倾向性的情况向上级机关报告。情况报告与工作报告的不同,它不局限于某一项具体工作,一般不讲具体的工作情况,只讲客观存在或突然发生的情况及应对处理的办法和措施。例如向上级机关反映自然火灾害的情况,突发性事件情况。这类报告的特点是时效性强,发生的事情要非常及时地向上级机关报告,特别紧急的情况,要采用电报的形式报告。
答复上级机关询问的报告:答复上级机关或领导询问情况的报告。如上级机关转来群众来信来访反映的问题,上级机关或领导询问文件材料中反映的问题,上级领导批示下级机关查办查询的问题等,需下级机关将办理情况用书面形式答复上级机关。
综合报告:是反映本地区、本部门全面工作情况的报告。如阶段或年终总结性报告,如各类会议的工作报告。
专题报告:是专门反映本地区、本部门某一方面情况的报告。答复上级机关询问情况的报告也属这个范围。
四、报告写作要素
1、报告文件的格式要求:一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
2、报告文体的结构要素:报告一般由标题、主送机关、文和落款等组成。
(1)标题。报告的标题一般由发文机关、事由、正文种三者构成,可以根据需要省略发文机关,但事由和文种不能省略。
(2)主送机关。请示文要求一文一事一主送,报告在这方面没有那么严格要求。
(3)正文。报告正文分三部分。
引据:报告的第一部分。简明扼要地讲清楚发文的背景、缘由、或依据;总结性报告,往往在这部分对全文内容先作概述,作为全文的提要;情况性报告,常会在这部分对所报情况的重要性作出强调,以引起上级领导的重视。在这部分的后边,通常的习惯性过渡用语是“现将有关情况报告如下”之类,以此引领下文。
主体:报告的第二部分,陈述报告的具体内容。如果内容较多,篇幅较长,可采用分题式、分条式或两者相结合的方式进行叙述。工作性报告,应讲清做了哪些工作,取得了哪些成果,有那些具体做法和基本经验,还存在什么问题,下一步的工作意见或打算等(不带请示性)。情况性报告,要叙述清楚发生了什么事情及事件的背景,要具体说明事件发生的过程及其影响和后果,要说清楚对事件的处理采取了哪些具体办法和措施及效果,最后还要交代下一步打算怎么做等。答复性报告,应强调针对性,要紧紧围绕上级机关、领导的询问和要求,讲清楚情况和问题,表明态度和意见;如对上级催报有关材料的答复,要尽量做到数据、数字材料的准确性和真实性及上报的时限规定。
结语:结语是报告主体一个不可缺少的部分。工作报告的结语,可用“以上报告,请审阅”,因为工作报告多数是下级部门工作的全面性汇报,常带有表态性的意见和下一步的工作安排和打算,希望上级机作出指导性意见,所以用“请审阅”字句。情况报告和答复性报告的结语,习惯用“特此报告”或“专此报告”等。
(4)落款。发文机关和发文时间。
五、报告的写作要求
1、专题报告的写作要求。专题报告是下级机关将本机关或本地区的某项工作或问题、事件情况向上级机关所作的报告。根据具体的内容不同,这类报告又包括建议性报告、答复性报告、检讨性报告等。其特点是内容集中、单一,篇幅较短,便于上级领导及时阅知和处理。在实际工作中,专题报告的使用频率高。要写好专题报告,需要注意如下几个问题:一是速度要快,要及时向上级机关报告;二是内容要专,报告内容要“一事一报”,明确集中;三是情况要实,报告的内容要实事求是;四是篇幅要短,文字力求简洁。
2、综合性报告的写作要求。写综合性的报告,往往要汇总各方面的情况和材料,有正面的,也有反面的;有具体的,也有概括的;有典型的,也有一般的,等等。写好综合性报告,难度较大。写综合性报告,要在下述几个方面下功夫:
    (1)要在提炼主题上下功夫。一篇综合报告,尽管其反映的内容很多,涉及面很广,但必定有一个主题贯穿始终。如2002年,我省向中央汇报战胜“非典”的总结报告,里边讲了我省在“非典”突如其来的日子里,省委、省政府领导如何重视,如何部署,如何制定有效的对策措施,如何组织人力物力救治病人,如何关心第一线的医务人员的安危,如何平抑物价,如何组织科技人员攻关等,虽然内容很多,但反映的主题,就是在省委、省政府的领导下我省广大干部和医务工作者的无私无畏的奉献精神。主题是统领全文的纲,主题是报告的灵魂。在众多材料中找这个“魂”,就是提炼主题工作。
提练和确定报告的主题,要把握住三个“度”:即深度、角度和亮度。
一是要挖掘深度。写报告或写总结,有时会遇到一种情况,一个材料可以放在这方面使用,也可以放在另一方面使用。比如有这样一个很典型的材料,2002年“非典”在我省肆虐扩散最紧张时刻,因“非典”传染源搞不清、来势猛,社会上不少群众、甚至不少医生和护士都染上了“非典”,有的医务人员已经在救治“非典”病人中染病不治、以身殉职,那时人们谈“非”色变。可就在这时,某医院有一位年轻女护士为参加救治“非典”病人,毅然推迟了自已的婚期,主动要求投入到与“非典”的斗争之中。如写总结报告,使用这个典型材料可以有多种选择。一是可以用来表现医务人员救死扶伤的人道主义职业精神;二是可以用来表现医务人员高尚的医德和责任心;三是可以用来表现医务人员忘我的奉献精神和牺牲精神。这三个方面都可选用上述素材,是因为素材本身确实都蕴含了这些意思,但比较起来,还是放在表现医务人员的忘我的奉献精神和牺牲精神方面更为合适、更为准确。为什么呢?这是因为当时“非典”造成的恐慌的特殊环境,让我们看到那位护士的品行已突破人道主义精神和高尚医德及责任心的范畴。试想,如果这位护士当时心安理得地去享受自已的婚假,谁也不会说三道四,但是她却选择了放弃婚假,而毅然投入随时有可能被“非典”感染有生命危险的工作。这是多么超凡脱俗的崇高的思想境界。如果我们还只是用这个素材仅仅去表现医务人员普遍都具有的人道主义和责任心,那就没有反映出素材本身已具有的本质含义。 “责任心”与“忘我奉献”精神比较,很明显,后者比前者具有更深层次的含义。挖掘主题深度含义,不是人为地拔高,也不是作者有意的强加,而是需要作者通过反复地分析思考,去发现素材本身含义所具有的深度。主题有深度的报告,才有感召力。
二是要找准角度。综合性报告,是下级部门向上级部门反映情况常用的文体。写综合性报告,因为其材料多,篇幅大,表现报告的中心主题,往往会有难度。这里,除了要研究如何选择材料的问题,更重要的是要研究如何选择角度的问题。比如,我省在广州市建设的大学城,仅仅用了十九个月,就建成了130多万平方的校舍,完成了第一期工程,将十所大学搬了进去。其建设速度,创造了一个让世人都感到震惊的奇迹。大学城的建设者们,在短短的十九个月里,他们付出太多,感人的事迹太多,报告他们的事迹可选择的角度很多。建设速度,是广州大学城建设中最为突出的特点,是人们最关注的热点,一般地说,写报告如选取其“建设速度”这一角度,是很自然的事。但最近我注意到一些新闻媒介在报道大学城建设中,比较多讲的是大学城建设中的同步防腐问题,讲述指挥部领导者如何制定各项规范制度,领导者个人如何办事公开公正,清正廉明。很明显,这样选择角度,是与当前重点抓“防腐反腐”中心工作有关,特别是建筑行业出现腐败问题尤为突出,抓住大学城这个好典型进行宣传,是非常及时而必要。所以,写报告,定主题,选角度,也有“与时俱进”问题,这样写出来的报告才能主题鲜明,有战斗力。
三是要突出“亮度”。一篇报告要让人觉得有新意,需要有他人没有的东西,需要有“亮点”材料。有多个亮点材料加在一起,才能使报告突现出亮度。何为亮点?即是具有非常个性化特色的东西,能使人眼睛为之一亮,心为之感动的东西。有一篇报告文学,写县委书记焦裕禄同志先进事迹的,时间过去很久了,但有几个细节,至今历历在目,一是讲焦裕禄患了肝癌,痛得难受,但常常用手按住肚子坚持工作;二是讲在风雪交加的一天,焦裕禄带病与几位县领导访贫问苦。
(2)要在选择、编排材料上下功夫。在选择和编排材料上要处理好几个关系:
一是处理好“点”与“面”的关系。“点”是反映局部问题、个别事例、特殊情况的材料;“面”是反映全局问题,整体面貌、一般情况的材料。在选用和组织材料时,除运用必要的“面”上的概括材料外,还要运用“点”上的材料,使两者成为互补。否则,仅有“点”而无“面”,则必然导致报告内容零碎、纷乱;相反,仅有“面”而无“点”,则会使报告内容空泛,缺乏力度。
二是处理好“详”与“略”的关系。写报告,必须对材料进行合理安排和组织,做到主次分明、重点突出、详略得当。对于重点内容要详写,使之居于主导、突出地位;反之,则略写。所谓“重点”内容,一般是指能够影响全局工作情况的材料,能够对当前或今后工作有重要指导或推动作用的材料,能够反映本单位工作中带有普遍性或倾向性问题的材料,等等。
三是处理好“事”与“理”的关系。“事”这里指的是报告中反映的工作或事件,“理”指的是对工作或事件情况进行分析、议论。一篇好的综合性报告,应是“事”与“理”的高度统一。写报告只有事实没有精要的分析,就会变成罗列现象“流水账”式的东西;相反,只有分析,说理而无必要的事实作基础和论据,所写的报告必然空洞浮泛。 
               
 
   一、概念
    函,适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
不相隶属关系,包括同一行政区域内的不相隶属关系和不同行政区内的不相隶属关系。同一行政区域内的不相隶属关系是指同一级政府下属的各直属机关,比如省政府下属的各地级市、各委办厅局之间的关系(含市与市之间,市与委办厅局之间,委办厅局与委办厅局之间);不同行政区域间的不相隶属关系,比如广东省政府办公厅与山东省政府办公厅之间,广东省教育厅与江西省教育厅之间;另外,不相隶属关系还包括政府与非政府的机构之间的关系,比如政府和军队、企业(指非本级政府直属企业)。各省、自治区、直辖市人民政府与国家各部、委、办之间,也属不相隶属关系。
二、特点
1、内容单一。一般是一文一事。
2、开门见山。直陈其事,不需绕弯子。
3、文字简洁,措辞朴实。函件字数一般不宜过多,尽量少用修饰性强的文字,语气尽量中正平和。
三、类型
根据用途,函一般可分为三类:
1、商洽函:用于不相隶属机关之间商洽事务,如公务往来,经贸活动,请求其他单位的支持。
2、问答函:用于不相隶属机关之间询问和答复问题(同时包括部分“告知函”,即一些事由具体、简单的通知)。
3、请批函:用于不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项。如本级政府请求上级政府职能部门批准的事项,本级政府向上级政府职能部门转报下级政府或部门的有关文件,办公厅(办公室)代本级政府批复下级政府的请示(办公厅、办公室与下级政府不相隶属,只能“代”办,行文用函),机关办公室代本级机关批复下级机关的请示,非政府部门(主要是企业和社团请求政府职能部门批准的事项。
四、写作
函主要包括开头、主体和结尾三部分。
1、开头:发函原由,简要说明发函的目的、理由或依据。
2、主体:说明商洽、联系或请示批准的事项,或对函请事项的答复。
3、结尾:固定格式。
商洽函:“具体------事宜,请予接洽”或“具体------事宜,由------与贵部联系”。
问答函:“------现按规定征求贵部意见,请函复”。
请批函:“------我省拟同意,现予上报(转报),请审批”。
五、注意事项
1、该用函的不要用请示。在不相隶属机关之间的请求批准事项,不应该用请示,应用函(一些政府职能部门向同级的政府职部门请求批准事项时常错用)。
2、该用函的不要用批复。批复适用于答复存在隶属关系的下级机关的请示事项,在答复不相隶属机关的请示事项时,应使用函(一些政府职能部门答复同级政府职能部门请求事项时常错用)。
3、该用函的不要用报告。按规定,报告是一个不要求主送机关答复、批示或进一步处理的公文文中。在办理需要对方机关答复、审批、商洽的事务上,以及答复不相隶属机关的征询意见时,不能使用函。