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公文的基本常识

信息来源: 暂无 发布日期: 2007-06-25 浏览次数:

一、什么是公文?

公文是一个国家的统治阶级在管理国家、处理各种公务时使用的书面文字工具。现在,公文是我们党和国家机关在领导党的事业和治理国家方面,表达意志、传递政令的文字工具和手段。行政机关的公文,是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。

公文有广义与狭义之分。狭义的公文,是指党和国家行政机关各自正式规定的文种。现在,党的各级领导机关使用的14个正式文件种类是:决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。国家行政机关公文的种类主要有13种:命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。党政机关明确规定的上述文种合计为27个。其中9个是相同的,即决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要;不同的也是9个,其中属党的机关的5个:即公报、指示、决议、条例、规定,属国家行政机关的4个,即命令(令),议案、通告、公告,这18个文种,公文学界称其为法定文种。广义的公文,除上述法定文种外,还包括党和国家机关常用的应用文,其大至总结、计划,小至条据、便函,种类繁杂、素无定目.一般说主要有综合性工作总结、计划(包括规划、工作要点、安排、方案、设想等)、调查报告、简报、专用书信、讲话稿、讣告悼词、规章制度(如章程、细则、制度、守则)等。

二、公文如何分类?

党政公文的分类,一般有以下分类方法:

1、根据所起的不同作用分,可分为:一是法规性文件,如章程、规定、条例等;二是请示答复性文件,如请示、批复;三是陈述性文件,如综合性总结、工作情况报告、调查报告;四是沟通情况性文件,如通报、简报;五是计划性文件,如计划、规划、工作要点;六是宣传性文件,如讲话稿;七是商洽性文件,如函。

2、根据不同的行文关系分,可分为:一是上行文,即下级机关向上级机关的行文,如请示、报告、意见;二是下行文,即上级机关对本机关下属单位的行文,如指示、意见、决定、决议、通知、通报、会议纪要、批复;三是平行文,即指平行机关或不相隶属的机关(即没有领导或业务指导关系的机关)之间的行文,如函。

3、根据公文制发机关的不同性质分,可分为: 一是行政公文,即国家行政机关和企业、事业单位内的行政机构,处理日常工作使用的文件,如命令、通知、通报、请示、批复、报告、意见、会议纪要、函等;二是党的文件,即党的机关和组织制发的文件,反映党的领导活动和党的组织建设、思想建设等,如章程、条例、规定、准则、决定、决议、请示、指示、报告、通知等;三是法规文件,即由国家权力机关和行政机关制定和颁布的法律、法令、和行政法规,如规定、条例、规则、办法、细则、守则等;四是外交文件,即外事活动中专门使用的文件,主要有国书、照会、议定书、备忘录、护照、条约等;五是司法文件,即公、检、法等机关部门,依法处理各类案件中产生、使用的文字材料,主要有立案报告、破案报告、通缉令、起诉书、公诉书、判决书、抗诉书、调解书等;六是军事文件,即是军队内部及军队与军外单位往来使用的文字材料,如命令、通令、布告等。

4、根据文件来源及发出、使用范围分,可分为:一是通用公文,如党政机关规定的公文;二是专用公文,即在一定业务范围内,按照特殊需要专门使用的公文,如外交公文、司法公文、军用公文等;三是普发文件,指上级机关对所属下级机关发的指示、通知、通报等下行文;四是单发文件,只针某一机关所发的文件,只需主送一个机关;五是公布文件,即向人民郡众公开传达或通过媒介向国内外公开宣布的文件,如公告、布告、通告、命令等;六是内部文件,即党、政、军机关用企事业单位内部使用的文件。

5、根据文件机密的性质分,可分为:一是绝密文件,指涉及国家核心机密内容的文件,一旦内容泄露会使国家安全和利益受到特别严重的损害;二是机密文件,指涉及国家重要机密的文件,泄露内容会使国家安全和利益受到较大损害;三是秘密文件,指涉及国家一般秘密内容的文件,内容泄露会使国家安全和利益受到一定损害。

6、根据文件紧急程度分,可分为特提、特急、急3种文件。

三、公文有什么特性?

概括地讲,我国党政公文有以下特性:

1、公文作用的策令性。公文是传递治理国家的策令的,担负了其他任何文体都不能担负而且不允许担负的特殊使命。策令性是公文所独自具有的特性。在阶级社会中,策令是反映阶级意志的,这就不能不使公文具有鲜明的阶级性和服务于政治斗争的工具作用。

2、公文特有的严密程式性。严密的行文程式是其他文字形式都不具有的特性,它体现政治集团的权限和从属关系。作为公文程式的重要方面,就是公文要加盖印鉴,作为公文有效性的标志。公文的构成有三个要素,即作为指导国家治理的政策思想,体现政治集团权限的行文程式,以及作为权力标志的信符(印章)。这三要素的组合体,是其他文体都不具备的。

3、公文撰拟的专任性。公文的策令作用,使公文撰拟必须由指定的专人进行。公文撰拟的专任性是政治集行权力的需要。只要有公文存在,这撰拟稿的专任性是不可改变的。正是这种撰拟上的专任性和传递的严密,保证了公文准确地履行表述政治集团意志的职能。

4、严格的时间性。由于公文是解决公务活动中实际问题的手段之一,这种实用性决定了公文要快写、快发、快处理,以提高机关工作的办事效率。

5、作者与阅者的特定性。公文必须有法定的作者,即依法成立并能以自已名义行使权力和担负义务的组织及其代表人。因此,公文的作者不是什么人都可以充当。公文行文的对象也是特定的,从一起草文件开始就明确阅者是谁。这种特定性是其他文体所不具备的。

四、如何区分近似文种?

公文中有些文种的名称、性质或作用、特点是非常近似的,使用者往往出错。选用时要十分注意。

1、公报与公告。这两个文种近似在“公”字上,即均是党和国家用来向国内外公开宣布、告知某一重要事项的,是非常严肃庄重的公文。不同点主要表现在:公告,多用于宣布重大消息,内容一般十分简要;公报,则一般比较详细具体的报道某一重要会议或重要事项的内容

2、公告、布告、通告。这三个文种近在“告”字上,即均属告知性的文种,它们均可过媒体或在社会上张贴的方式等加以公开发布。不同点主要有:一是从使用者看:公告的制发者主要是党和国家的高级机关;布告的发布者基本是国家的各级权力机关;通告,上至国家的高级机关,下至基层机关均可使用。二是从公布的内容看:公告内容的重要性大于布告,更大于通告,是郑重宣布重大事件和决议、决定的;布告和通告主要是用于发布应当遵守或周知事项的。三是从公布的范围看:公告是面向国内外的,范围最广;布告是面向国内社会的;通告主要是针对社会的某一方面,用于局部范围。

3、决定与决议。这两个文种近在“决”字上,即均属决策性文件,都是上级机关对某些重大问题的处理或重要工作事项所作的决策规定性的意见或措施、要求,又同属下行文;它们的不同点,主要表现在:决议的内容必须是经过会议集体讨论并表决通过的;而决定则不一定,有的决定是经会议集体讨论通过的,也有的是由某一机关直接决定的。

4、通知与通报。这两个文种近似在都有一个“通”字。“通”在这里是传达的意思,“知”和“报”都含有知道的意思。两者都是下行文。其不同点是:通知,是知照性公文,其内容侧重于对被通知者直接提出要求,有明确的事项告知和明桷的办理要求;通告,是陈述性公文,其内容侧重于说明、介绍某一事情或问题的情况,制发者可提出要求,也可以不提任何要求。

5、批示与批复。这两个文种近在一个“批”字上,即上级对下级的公文表明意见,均属下行文。它们的不同点是:批复,关键在“复”字,是针对下级部门上报的请示请求事项作出答复,批复需正式行文,批复的主送机关必然是上报请示的单位,如对其他单位也有参考价值,可列为抄送单位,;批示,“示”在这里是指点、指导的意思,是上级领导在下级部门上报的没有要求答复的文种(如报告、总结、计划、调查报告等)上所作的批注、批语,批示有针对来文单位的,也有批转给其他部门的,批示有时需同时送多个部门。

6、通告与通知。这两个文种近在一个“通”字上,是用来传达上级机关的意图和要求的,都有告知的意思。其不同点是:通告,是普遍告知,告知的范围广;通知,有特定的告知范围。因此,在肯体使用上,凡是需向社会上公开告知人们遵守某一事项时,应使用公告;内部行文告知下级全部或部分单位办理某一事项时,应使用通知。

7、请示与报告。请示与报告是两个根本不同的公文文种,但混用的现象相当普遍。它们虽同属上行文,但两者之间有严格的具别:一是作用不同。报告,是向上级汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关询问使用的文种;请示,是向上级机关请求批示、批准使用的文种。二是对上级要求不同。报告,旨在向上级告知情况(求知),不求批复;请示,既要向上级告知情况,更要求上级作出批复。三是文种性质不同。报告,是陈述性的上行文;请示是请求性的上行文。四是行文的时候不同。报告,是事中或事后行文;请示,是事前行文。五是结尾用语不同。报告结尾用语:“专此报告”或“以上报告,如有不妥,请指示”;请示结尾用语:“妥否、请批示”或“以上请示,请批复(批准,审批)”。

8、函与便函。函与便函都是用来传递信息、互通情况、商洽问题、联系事务用的。不同的是,函是法定的公文之一,必须具备法定的公文格式,如需要编写发文字号,需要加盖印鉴;而便函不是法定公文,不需要编写发文字号,便函就是简单的书信,有抬头、正文、落款、日期即可。

五、怎样确定和使用文种?

1、文种名称的确定和使用,必须送遵照党和国家公文管理的有关统一规定,不能乱起名称。法定公文的18种名称,按规定只能单独使用,不能加以合并。目前在一些单位中出现的“请示报告”、“意见报告”、“告示”等,就是把两个不同文种名称合并或缩并在一起使用,这种做法是不严肃的。

2、文种名称的确定和使用,要依据制发文机关的的权限,不可超越职权。如公告,只有党和国家才有资格使用它,而目前有些单位招生、招干、征文、迁址、开业等,滥用“公告”的做法,是一种越权行为。

3、文种名称的确定和使用,要依据行的关系,要考虑与收文机关的组织关系。收文机关是上级组织的,只能采用“请示”、“报告”“意见”等;向下属组织进行发文,一般应选用“通知”、“指示”、“决定”、“决议”、“通报”及“会议纪要”等文种名称,向平级单位或不相隶属关系的单位行文时,主要是使用“函”。

4、文种名称的确定和使用,要考虑发文的具体目的与要求。比如,同时向上级行文,目的是向上级要钱、要物、要人员、要编制、要政策等,应用“请示”;用于向上级汇报工作、反映情况的,可用报告;用于向上级反映工作意见,请求给于支持的,可用“意见”。